Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл хэрхэн бичих вэ

Агуулгын хүснэгт:

Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл хэрхэн бичих вэ
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл хэрхэн бичих вэ

Видео: Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл хэрхэн бичих вэ

Видео: Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл хэрхэн бичих вэ
Видео: Джон Робинсон | Киберсекс серийный убийца 2024, Гуравдугаар сар
Anonim

Мэргэжлийн амьдралд, ялангуяа бидний амьдарч буй технологийн эрин зуунд танихгүй хүн рүүгээ бизнес имэйл бичих нь нийтлэг байдаг. Энэ нь анх харахад ичмээр мэт санагдаж болох ч энэ нь ажлын нэг хэсэг бөгөөд маш энгийн зүйл юм. Хэрхэн үргэлжлүүлэх талаар эргэлзэж байвал үл таних хүнд имэйл бичихдээ дагаж мөрдөх ёс зүйн дүрмийг дагаж мөрдөх ёстой.

алхамууд

3 -р хэсгийн 1: Имэйл бичиж эхлэх

Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 1 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 1 -р алхам

Алхам 1. Хайх

Танихгүй хүнд имэйл бичихээс өмнө хэд хэдэн зүйлийг хийх хэрэгтэй. Эхлэхийн тулд тухайн хүний ажилладаг компанийн вэбсайтыг үзнэ үү.

  • Хэрэв та тухайн хүний имэйл хаягийг мэдэхгүй хэвээр байгаа бол компанийн вэбсайтаас хайна уу. Хэрэв энэ мэдээлэл жагсаалтад ороогүй бол та түүний имэйл хаягийг олж авах өөр аргыг хайх хэрэгтэй болно. Альтернатив сонголт бол компанид утсаар ярьж, тухайн хүний имэйл хаягийг асуух явдал юм.
  • Та лавлагаа авахыг хүсч байна уу? Хэрэв вэбсайт дээр байгаа мэдээлэлд асуултанд хариулагдаагүй бол анхаарна уу. Ихэнхдээ өгөгдөл нь бэлэн бөгөөд зөвлөгөө авах боломжтой байдаг, зөвхөн хайх хэрэгтэй.
  • Та зурвасыг зөв хүн рүү илгээж байгаа эсэхийг шалгаарай. Олон хүмүүс имэйлийг "Та миний асуултанд хариулах зөв хүн гэдэгт би итгэлтэй биш байна, гэхдээ …" гэх мэтээр бичиж эхэлдэг. Таны мэргэжлийн ур чадвар дутмаг байгаагаас гадна та хэн нэгний цагийг дэмий үрж байгаа учраас энэ хандлага нь хүндэтгэлгүй ханддаг. Хэрэв та үүнийг хэн рүү илгээхээ мэдэхгүй байгаа бол баталгаажуулалтыг хүлээнэ үү.
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 2 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 2 -р алхам

Алхам 2. Тодорхойлох гарчиг тавь

Та сэдвийг бичих мөрөнд зурвас илгээж буй шалтгааныг оруулах нь чухал юм. Ихэнх тохиолдолд, ялангуяа тухайн хүн өдөрт хэдэн зуун имэйл хүлээн авах үед танихгүй хүмүүсийн илгээсэн мессежийг устгах эсвэл үл тоомсорлодог. Сэдвийн талбар дахь тодорхой тайлбар нь таны имэйлийг үл тоомсорлох боломжийг бууруулдаг.

  • Зурвасын агуулгыг хэдэн үгээр тайлбарлана уу. Дөрөв, таван үгээр аль болох нарийвчлан ашиглаарай. Жишээлбэл, "Шинэ компьютерийн систем дээр 10:00 цагт уулзах нь" "Өглөөний уулзалт" гэх мэт ерөнхий нэрнээс илүү дээр юм.
  • "Сайн уу" эсвэл "Сайн уу" нь маш ойлгомжгүй сэдвүүд бөгөөд тэдгээрийг ихэвчлэн спам гэж үздэг бөгөөд үүнийг амархан хаядаг.
  • Таны имэйл хаяг тухайн зүйлийн хажууд харагдах тул мэргэжлийн имэйл данс ашиглана уу. Зохиолын нэр эсвэл хоббитой холбоотой зүйл биш, жинхэнэ нэрээрээ дансаа сонгоорой. Бизнесийн дансны хувьд таны овог нэр (эсвэл таны хамгийн их ашигладаг нэр) хамгийн тохиромжтой.
  • Яаралтай байсан ч гэсэн имэйлийн сэдвийг хэзээ ч битгий томоор бичээрэй. Том үсгүүд, интернет хэлээр бол та хашгирч байна гэсэн үг бөгөөд үүнийг дайсагнасан харилцаа гэж ойлгож болно.
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 3 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 3 -р алхам

Алхам 3. Хүлээн авагч руу хэрхэн хамгийн сайн хандах талаар бодож үзээрэй

Танихгүй хүнд зурвас илгээхэд энэ хэсэг нь төвөгтэй байж магадгүй, учир нь та тэднийг юу гэж дуудахыг мэдэхгүй байна. Аз болоход, эдгээр тохиолдолд анхаарах ёстой хэдэн ёс зүйн дүрмүүд байдаг.

  • Хэрэв та хүлээн авагчийн нэрийг мэдэхгүй бол "Эрхэм хүндэт ноён/хатагтай" гэх мэт "хэнд сонирхолтой байж магадгүй" гэх мэт эмчилгээ, эсвэл маш албан ёсны зүйлээс зайлсхий. Нөгөө талаар, "Сайн уу" эсвэл "Юу байна?" Гэх мэт мэргэжлийн мессежийг хэт энгийн байдлаар хэлэхээс зайлсхийх нь ухаалаг хэрэг юм. Хэрэв эргэлзэж байвал "Эрхэм хүндэт ноён/хатагтай" -г ашиглана уу.
  • Тухайн хүний нэрийг зөв бичсэн эсэхийг шалгаарай. Хэд хэдэн үсгийг өөрчлөхөд алдаа гаргахад хялбар байдаг, ялангуяа энэ нь илүү төвөгтэй нэр юм.
  • "Ноён" -ыг ашиглана уу. ба "Хатагтай" Хүлээн авагчийн овог нэрийг оруулна уу. Жишээлбэл, хэрэв түүний нэрийг Жоаким дос Сантос гэдэг бол "Эрхэм хүндэт ноён Жоаким" гэж мессежийг эхлүүлээрэй.
  • Хэрэв та нас, гэрлэлтийн байдлаа мэдэхгүй л бол эмэгтэй хүн байвал "Мисс" -ийг ашиглахаас зайлсхий. танилцуулгад. Мэргэжлийн имэйлийн хувьд "Хатагтай" гэсэн үгийг ашиглах нь дээр. Эсвэл зүгээр л "Эрхэм хүндэт".
  • Докторын хувьд "доктор" гэж нэрлэх нь хамгийн тохиромжтой. Эсвэл "Доктор"
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 4 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 4 -р алхам

Алхам 4. Өөрийгөө таниул

Бизнесийн имэйл илгээхдээ та өөрийн ажиллаж буй компанийг төлөөлж байгаагаа санаарай. Тиймээс эхний өгүүлбэрт өөрийгөө танилцуулж, хаана ажиллаж байгаагаа хэлэх нь чухал юм. Таны имэйлийг дараах байдлаар эхлүүлж болно: "Эрхэмсэг хатагтай Каролина, намайг Жоао Дантас гэдэг, би Вилсон Технологи дахь маркетингийн хэлтэст ажилладаг."

3 -ийн 2 -р хэсэг: Имэйл бичих

Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 5 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 5 -р алхам

Алхам 1. Богино бөгөөд цэгцтэй байгаарай

Та товч бөгөөд шууд ярьж чадвал хүлээн авагчид мэргэжлийн болон эерэг дүр төрхийг харуулдаг. Энэ баталгааг ихэвчлэн сайн нүдээр хардаг бөгөөд энэ нь таны имэйлийг илүү уян хатан, эелдэг байдлаар хариулах боломжийг нэмэгдүүлдэг.

  • Өөрийгөө тодорхойлсны дараа дараагийн алхам бол имэйлийн зорилгыг тайлбарлах явдал юм. Энэ хэсгийг мөн баталгаатай байх ёстой бөгөөд хоёр өгүүлбэрээр бичих ёстой.
  • Эерэг өнгө аясыг ашигла. Энэ нь гомдол эсвэл илүү ноцтой асуудал байсан ч эелдэг, эелдэг байгаарай. Хүлээн авагч руу хандаж, дарга, ажилчид болон бусад компанийн талаар муу үг бүү хэлээрэй.
  • Имэйлээр өөрийгөө таниулахдаа нэр, албан тушаалаа оруулахаа бүү мартаарай. Хэрэв та бүхэл бүтэн баг, хэлтсийн өмнөөс мессеж илгээж байгаа бол энэ мэдээллийг оруулна уу.
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 6 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 6 -р алхам

Алхам 2. Ойлгомжтой байх

Мэргэжлийн имэйлийг ойлгоход хялбар байх ёстой тул давхар тайлбарлах боломжгүй ойлгомжтой үгсийг ашиглах шаардлагатай байна.

  • Идэвхтэй дуу хоолой ашиглах. Жишээлбэл, "Дарга Жэйм Перейрагаас бичиг баримт илгээсэн" гэж хэлэхийн оронд "Миний дарга Жайме Перейра баримт илгээсэн" гэж хэлээрэй.
  • Танай компанид түгээмэл хэрэглэгддэг байсан ч гэсэн үг хэллэг, техникийн нэр томъёоноос зайлсхий. Таны мэргэжлийн харилцаанд ороогүй хүнтэй харилцахдаа илүү нийтлэг хэллэг, нэр томъёог илүүд үзээрэй.
  • Богино өгүүлбэр ашиглах. Боломжтой бол холбоо үгсийг арилгаж, маш урт өгүүлбэрээс зайлсхий. "Бид баримт бичгийн талаархи санал хүсэлтийг аваагүй бөгөөд танд өгсөн мэдээллийг ойлгосон эсэхийг мэдэхийн тулд нөхцөл байдалд хяналт тавихыг хүсч байна" гэхийн оронд "Бид илгээсэн баримт бичгийн талаархи санал хүсэлтийг хүлээж аваагүй. Танд тодорхой болоогүй мэдээлэл хэрэгтэй байна уу?"
  • Португал хэлийг зөв бичих, дүрэм, зөв бичгийн болон цэг таслалыг сайн ашиглах нь нэн чухал юм. Зурвас илгээхээсээ өмнө текстээ шалгана уу.
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 7 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 7 -р алхам

Алхам 3. Юунаас зайлсхийх ёстойгоо мэдэж аваарай

Зарим ёс зүйн дүрмүүд имэйлээр юу дамжуулах, дамжуулах боломжгүй болохыг тодорхойлдог. Энд хэдэн зөвлөмж байна:

  • Файлыг өмнө нь тухайн хүнтэй тохиролцсон эсвэл нээлтийн танилцуулгын нэг хэсэг болсон тохиолдолд хавсаргахад ямар ч асуудал байхгүй.
  • Маш хүнд файл хавсаргахаас зайлсхий. Хэрэв энэ баримт бичиг зайлшгүй шаардлагатай бол дараа нь юу илгээхийг урьдчилан мэдэгдэхийн тулд өөр имэйл илгээнэ үү.
  • Хэт их мэдээлэл агуулсан захиалга бүү ашиглаарай. Таны гарын үсэг нэр, албан тушаал, хэлтэс, имэйл хаяг, физик хаяг, утасны дугаарыг агуулсан байх ёстой.
  • Арын зургийг бүү нэм. Мессежийг хүнд болгохоос гадна имэйл нь мэргэжлийн сэтгэгдлийг бага болгодог.

3 -р хэсгийн 3: Имэйлийг дуусгах

Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 8 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 8 -р алхам

Алхам 1. Хариу өгөх зааврыг дамжуулна уу

Харилцааны төгсгөлд хүлээн авагч хэрхэн хариу өгөх талаар зааврыг эелдэг байдлаар санал болго.

  • Тодорхой цагийг тодорхойлох. "Хэрэв та маргааш өдрийн эцэс гэхэд над руу эргэж ирвэл би үүнд талархах болно" - энэ бол хүсэлтийн жишээ юм.
  • Шаардлагатай бол холбоо барих мэдээллээ оруулна уу. Зүгээр л "Энэ имэйлд хариу бичээрэй" гэж хэлэх эсвэл утсаараа санал хүсэлтээ асууж, дугаараа оруулна уу.
  • Юу хүсч байгаагаа тайлбарла. "Би таны эргэж ирэхийг хүлээж байна" гэж бүү хэлээрэй, "Бид таны эргэж ирэхийг хүлээж байна, ингэснээр бид шинэ системийн шилжилтийн огноог тохируулах болно" гэх мэт илүү тодорхой зүйлийг илүүд үзээрэй.
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 9 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 9 -р алхам

Алхам 2. Тохиромжтой салах ёс гүйцэтгэхийг сонго

Гарын үсэг зурахаасаа өмнө имэйлийг эелдэг, зохих ёсоор дуусгах нь чухал юм.

  • "Тэврэх" эсвэл "Үнсэх" гэх мэт албан бус мэндчилгээнээс зайлсхий. Үүнтэй ижил сэтгэлгээний дагуу сэтгэл хөдлөлийг бүү оруулаарай.
  • Байгууллагын имэйлд "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Хүндэтгэсэн" гэсэн үгээр төгсөх нь хамгийн сайн арга юм. "Хүндэтгэсэн" гэсэн үг нь ижил өнгө аясыг дагадаг.
  • "Баярлалаа", "Анхаарал тавьсанд баярлалаа" гэсэн үгс бас тохиромжтой боловч хэрэв та имэйлд тодорхой үүрэг даалгавар өгөхийг хүсэхгүй байгаа бол зайлсхийх хэрэгтэй.
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 10 -р алхам
Таны мэдэхгүй хүнд бизнесийн имэйл бичих 10 -р алхам

Алхам 3. Дагаж мөрдөх

Корпорацийн ертөнцийн хүмүүс маш завгүй байдаг бөгөөд бусад хүмүүсийн дунд имэйл хаягаа мартсан байдаг. Хэрэв танд хариу өгөхгүй бол өөр мессеж илгээгээрэй, гэхдээ өмнөхийг нь дамжуулаарай.

  • Санал хүсэлт байхгүй байгаа нь санамсаргүй байдлаар байж магадгүй юм. Тэр ч байтугай имэйл тухайн хүний спам хайрцагт ирсэн байж магадгүй юм.
  • Өөр имэйл илгээхдээ эелдэг байгаарай. "Би чамайг завгүй байгаа гэж бодож байна. Би чамд өмнө нь илгээсэн имэйлийг хүлээн авсныг чинь баталгаажуулахыг хүссэн юм" гэх мэтээр хэлээд анхны зурвасын сэдвийг дурд.

Зөвлөмж болгож буй: